効率をキープする | 本当に必要な効率化とは？仕事での無理・無駄・ムラを考える

「可視化」「優先順位」とは？

効率化を目指しているが、それが一時だけでは意味がありません。効率化アップを目指し、それを維持する為には常に業務の可視化を行い、それに対して優先順位をつけます。部署ごとの業務をブラッシュアップし、その上でどの程度イレギュラーが発生するかを割り出します。

イレギュラーの対応策を事前に考えておけば、突発的に発生した時にも速やかに対処出来ます。イレギュラー対応後にフィードバックを徹底する事で、次回の対応削減にも繋がります。業務の優先順位をつけるのは難しく、状況により変動します。

常に従業員へ優先順位のつけ方を落とし込み、定期的に情報をアップデートしてあげると良いでしょう。可視化、優先順位をつけたらマニュアル化して、他の人に引継して下さい。

時にはアウトソーシングへ依頼する

多くの業務を抱えて身動きがとれなくなっているケースは珍しくありませんが、それは本当にその人しか出来ない業務なのでしょうか？

優先順位をつけるステップに類似していますが、その人でなければいけない仕事でないのなら思いきってアウトソーシングへ依頼しても良いでしょう。外部委託はコストが発生するので踏み切れない企業が多いですが、時間を費用でまかなっていると考えると良いでしょう。

ルーティン業務をアウトソーシングへ依頼し、その空いた時間で優先順位の高い業務を行うとメイン業務に専念出来ます。アウトソーシングにもいくつか種類がありスポットで業務を行うタイプ・月や年単位で契約して業務を請け負っているタイプがあります。